Pirkdama pigiausią IT įrangą, valstybė praranda šimtus milijonų eurų

Jeigu viešasis sektorius pirktų išmaniau ir ilgesniam laikotarpiui, užtektų lėšų kelti algas mokytojams, policininkams, medikams, pensijas – pensininkams. Nenaudojant pažangių metodų per organizuojamus pirkimus prarandama mažiausiai 10–20 proc. lėšų, kurias būtų galima sutaupyti perkant išmaniai.

„Įsivaizduokite, kokio tai dydžio pinigai, kai kalbame apie milijardus eurų vertės pirkimų pinigus visos valstybės mastu kasmet“, – pastebi IT paslaugų ir konsultacijų bendrovės „Alantic“ vadovas, partneris, pirkimų konsultantas Marijus Strončikas.

IT eksperto pastebėjimu, organizuoti išmanesnius pirkimus trukdo ne tik valios trūkumas, bet ir valstybėje vykdomas metinis planavimas. Mat biudžetininkai yra įpratę planuoti išlaidas tik metams į priekį. Kitais metais vėl kuriamas naujas metinis išlaidų planas.

Taip trumparegiškai vienų metų horizontą matyti biudžetininką skatina biudžeto planavimo ir įstaigų finansavimo logika, todėl lėšų naudojimo efektyvumas mūsų valstybėje labai žemas. 

Geram pirkimui organizuoti reikia daug darbo ir laiko

Bendrovės „Digital.ai“ Inžinerijos ir Lietuvos padalinio vadovas, buvęs „Danske Bank“ Mobile-First padalinio vadovas Paulius Mantulovas atkreipia dėmesį, kad IT įrangos viešasis pirkimas dabar labai priklauso nuo pačios perkančiosios organizacijos pastangų ir siekio įsigyti tinkamą ir nebūtinai pigiausią įrangą.

„Jeigu taikomas tik mažiausios kainos kriterijus, yra didelė rizika, kad bus įsigytas prietaisas, kuris yra pigiausias, tačiau jo sukuriama vertė daug mažesnė arba iš viso neatitiks lūkesčių“, – Alfa.lt sakė IT ekspertas.

P. Mantulovas įžvelgė ir kitą medalio pusę – organizuoti ekonominio naudingumo kriterijais grįstą pirkimą yra daug sudėtingiau, nes kriterijams apibrėžti būtina specialistų nuomonė.

„Šitoje vietoje, jeigu spaudžia laikas ir paslaugų bei įrangos reikia dabar, o pasiruošimo pirkimui laiko nėra, dažnai pasirenkamas pigiausios kainos kriterijus. Tuomet kyla rizika, kad bus įsigytas prietaisas ar paslauga, ne visiškai atitinkanti perkančiosios organizacijos poreikius ir lūkesčius“, – sakė P. Mantulovas.

Jo nuomone, Lietuvoje biurokratinė sistema sudėliota tokiu būdu, kad neįmanoma greitai paruošti pirkimo ir pritaikyti ekonominio naudingumo principą, nes tai reikalauja „be proto daug“ darbo ir laiko.  

Mažiausios kainos kriterijus nepasiteisina

IT paslaugų ir konsultacijų bendrovės „Alantic“ vadovas, partneris, pirkimų konsultantas M. Strončikas pastebi, kad mažiausios kainos kriterijus viešuosiuose pirkimuose vis dar plačiai taikomas.

„Mano nuomone, jis tikrai trukdo valstybei, nes pagal mažiausios kainos kriterijų mes vertiname labai mažą laiko tarpą – „čia ir dabar, ir netrukus“. TCO (angl. Total Cost of Ownership) metodas padėtų nustatyti tiesioginę ir netiesioginę įsigyjamo produkto kainą, skaičiuoti pirkinio įsigijimo ir naudojimo sąnaudas per visą pirkinio naudojimo laikotarpį“, – Alfa.lt sakė M. Strončikas.

Jeigu perkančioji organizacija perka programinę įrangą vadovaudamasi mažiausios kainos kriterijumi, ji dažniausiai lygina tik vienkartines sąnaudas: įsigijimo (produkto, sistemos, turto, įrangos, licencijos) ir darbų (įdiegimo, pritaikymo, paleidimo, mokymo, transportavimo ir pan.) kainą.

„Jeigu tik tai skaičiuosime, įvertinsime 20–30 proc. programinės įrangos kainos, kartais net mažiau. O visa kaina yra daug didesnė“, – teigė pirkimų konsultantas.

Į įsigyjamos programinė įrangos (PĮ) nuolatines sąnaudas, pasak jo, reikėtų įskaičiuoti metinius mokesčius (versijų atnaujinimą), mėnesinius mokesčius (aptarnavimą, konsultavimą, priežiūrą), PĮ veikimo aplinkos kaštus – tarnybinių stočių ir kitos įrangos, duomenų bazių ir kitas PĮ licencijas, reikalingas PĮ tinkamai veikti visam vartotojų kiekiui, taip pat periodinius papildymus, išplėtimus, plėtrą – papildomą vystymą (pajėgumo ar funkcionalumo plėtimą, didesnius naudotojų kiekius). 

Perkančiajai organizacijai svarbu įvertinti ir tai, kiek įsigydama programinę įrangą sutaupys ar išleis dėl papildomų etatų ar jų sumažėjimo. Tai būtina įvertinti laikotarpiui, kurį pirkinys, sistema ar įrenginys bus naudojamas, bent esminei jo daliai, pavyzdžiui, 5–7 metams, jei perkamos informacinės sistemos sukūrimo paslaugos.

„Jeigu pirkėjas šių sąnaudų neskaičiuoja, o vertina tik įsigijimo kainą, „brangi“ programinė įranga gali ilgainiui kainuoti kelis kartus pigiau nei „pigi“ sistema, kai vertinama tik pradinė kaina“, – šypsojosi pašnekovas.

M. Strončiko teigimu, TCO metodo naudą viešuosiuose pirkimuose puikiai iliustruoja automobilio įsigijimo pavyzdys.

Mat kartais brangesnis automobilis per visą eksploatacijos laiką kainuoja mažiau nei pigesnis. Į nuolatines automobilio sąnaudas šiuo atveju reikėtų įtraukti mėnesinę nuomos ar lizingo įmoką, draudimą, techninio aptarnavimo išlaidas, esminio remonto eksploatuojant išlaidas (stabdžių kaladėlės, diskai, jų keitimo darbai ir kt.), išlaidas degalams, padangų kainą – visam automobilio naudojimo laikotarpiui ir per jį planuojamam nuvažiuoti kilometražui, pavyzdžiui, 4–5 metams, 100 tūkst. km.

„Visa tai suskaičiavę, galime nustatyti, kiek automobilis ar programinė įranga kainuos per penkerius metus, jeigu automobiliu nuvažiuosiu 100 tūkst. km, o su programa dirbsime ilgą laikotarpį.

Šitaip vertinant tektų organizuoti šiek tiek sudėtingesnį konkursą, bet vienu metu pirktume bei vertintume 5 ar 10 dalykų, įskaitant priežiūrą, palaikymą ir kitus, kurie bus tuo laikotarpiu.

Tokiu būdu vieno pirkimo apimtimi darytume sprendimą dėl daug didesnės sumos ir ilgo periodo, vienu šūviu nušautume daugiau nei du zuikius“, – TCO metodo naudą aiškino pirkimų konsultantas.  

Valstybė praranda milijonus eurų

Neoficialiais duomenimis, TCO metodas, padedantis įsigyti efektyvesnius produktus ir gerokai sutaupyti biudžeto lėšų, naudojamas ne daugiau kaip 10 proc. viešųjų pirkimų.

Vis dėlto M. Strončikas įsitikinęs, kad nors pagal šį metodą konkurso sąlygas parengti yra gerokai sudėtingiau ir tai gali pareikalauti papildomų finansinių ir laiko sąnaudų, bet ilguoju laikotarpiu perkančioji organizacija gaus nepalyginamai ir ženkliai daugiau naudos.

„Jeigu numatomas 7 metų programinės įrangos eksploatacijos laikotarpis, perkančioji organizacija kasmet turės organizuoti vis naujus konkursus įsigytai įrangai prižiūrėti ir tobulinti, jai reikalingai techninei infrastruktūrai įsigyti ir plėsti, o esminiai sprendimai ir technologijos bus jau pasirinktos pirmo konkurso metu, jų keisti jau nebus galimybės, taigi neliks konkurencijos arba ji taps minimali.

Tad, užuot per pirmą konkursą įdėjusi dukart daugiau darbo ir priėmusi sprendimus 7 metams, organizacija mažus sprendimus darys kasmet, o pasirinkimo kažką keisti – sutaupyti ar pasirinkti pažangesnį sprendimą – jau nebus, nes pagrindinis sprendimas buvo pasirinktas pirmame žingsnyje. Įsigyta programinė įranga visada veikia tik tam tikroje aplinkoje ir su tam tikrais įrankiais ir technologijomis“, – aiškino pirkimų konsultantas.

M. Strončikas pastebėjo, kad, taupydamos laiką ir sąnaudas pirmo konkurso sąlygoms parengti, perkančiosios organizacijos vėliau – per įrangos naudojimo laikotarpį – galimai išleis keliskart daugiau. 

„Jeigu viešasis sektorius pirktų išmaniau ir ilgesniam laikotarpiui, užtektų lėšų kelti algas mokytojams, policininkams, medikams, pensijas – pensininkams ir pan.

Nenaudojant TCO per organizuojamus pirkimus prarandama mažiausiai 10–20 proc. lėšų, kurias būtų galima sutaupyti perkant išmaniai.

Įsivaizduokite, kokio tai dydžio pinigai, kai kalbame apie milijardus eurų vertės pirkimų pinigus visos valstybės mastu kasmet“, – sakė M. Strončikas.

Viešųjų pirkimų tarnybos duomenimis, 2019 m. Lietuvos viešųjų pirkimų apimtys sudarė 13 proc. BVP ir 37 proc. viešojo sektoriaus išlaidų. Iš viso per metus pirkimams išleista 6,3 mlrd. eurų. Pirkimus vykdė 4145 pirkimų vykdytojai, jie sutartis sudarė su 18 249 tiekėjais. Ekonominio naudingumo kriterijų pirkimuose taikė apie 29 proc. pirkimų vykdytojų, tokie pirkimai sudarė 38 proc. visų pirkimų vertės.

IT eksperto pastebėjimu, organizuoti išmanesnius pirkimus trukdo ne tik valios trūkumas, bet ir valstybėje vykdomas metinis planavimas. Mat biudžetininkai yra įpratę planuoti išlaidas tik metams į priekį. Kitais metais vėl kuriamas naujas metinis išlaidų planas.

„Šita taisyklė irgi trukdis, o kartais priedanga, kuria naudojamasi, nes toks planavimas neskatina planuoti išlaidų ilgam laikotarpiui. Biudžetininkas visada galvoja, kiek lėšų jam pavyks išleisti šiemet, stengiasi išleisti viską, kas skirta, nes nuo to priklauso, kaip pavyks pasitvirtinti kitąmet. Taip trumparegiškai vienų metų horizontą matyti jį skatina biudžeto planavimo ir įstaigų finansavimo logika, todėl lėšų naudojimo efektyvumas labai žemas“, – pastebėjo M. Strončikas. 

Svarbi ne tik kaina, bet ir kokybė

IT programas ar techninę įrangą dažniausiai parduoda vieni, o prižiūri kiti tiekėjai. Tokia padėtis skatina perkančiąsias organizacijas pirmiausia skelbti įsigijimo konkursą ir vertinti kainą. Vėliau skelbiami nauji konkursai įsigytai programai ar įrangai prižiūrėti.

„IT technologijų specifika ta, kad konkrečiai programinei įrangai (PĮ) reikia konkretaus gamintojo duomenų bazių bei kitų konkrečių komponentų ir, tarkime, dvigubai daugiau serverių bei duomenų talpos. Pirkdamas PĮ, pirkėjas tiekėjo dažniausiai neklausia, ko tiksliai dar ateityje reikės ir juolab kiek tai kainuos pirkėjui.

Taigi, tiekėjas nieko neapgaudinėja, jis pasiūlo tai, ko prašo pirkėjas, – tik PĮ sukūrimą. Iš tikrųjų nelengva įvertinti jos TCO sąnaudas. Nėra aišku, ir kaip tai reikėtų įrašyti į viešojo pirkimo sąlygas kaip vertinimo kriterijų. Juridiškai tai iki galo nėra nei aišku, nei sutvarkyta“, – pastebėjo M. Strončikas.

„Tai skatintų organizaciją skaičiuoti, kad vienas tiekėjas siūlo programą už 100 000 eurų, kitas – už 200 000 eurų, bet vėliau paaiškės, kad, įsigijus įrangą už 100 000, per 5 metus teks išleisti 500 000, o įsigijus brangesnę įrangą, ilgalaikės sąnaudos gali būti daug mažesnės. Taip vertinant gali būti visiškai priešingas pasirinkimo sprendimas konkurse“, – dėstė konsultantas. 

M. Strončiko nuomone, svarbus ne tik ekonominio naudingumo kriterijus – ir jis įvairiai gali būti apibrėžiamas bei traktuojamas, bet ir kokybiniai kriterijai. „Vertinti kainą lengva. Bet visi suprantame, kad reikia vertinti ir kokybę. O kokybę tenka aprašyti konkrečiais skaičiais ir aiškiais kriterijais, kas daug sunkiau. Tam gali tekti pirkti papildomas konsultantų paslaugas ar išleisti savų darbuotojų mokymams.

Bet ilguoju periodu šios sąnaudos organizacijai atsipirktų, nes šios išlaidos nė iš tolo neprilygsta šimtams tūkstančių ar milijonams eurų, kuriuos perkančioji organizacija taupytų, jei rengtų ilgalaikį pirkimą, taikydama TCO ir kitus pažangius metodus“, – mano M. Strončikas.

„Alantic“ vadovas atkreipė dėmesį, kad verslas jau gerą dešimtmetį pirkimams didina dėmesį, siekia pirkimų efektyvumo, vis dažniau taiko TCO. Pirkimų vadovų Lietuvoje bendruomenė auga, o didesnėse bendrovėse atsiranda ar centralizuojami pirkimų padaliniai, organizuojantys pirkimus ne tik pavienėms įmonėms, bet ir įmonių grupėms.

Tad viešasis sektorius tikrai galėtų iš verslo pasimokyti, kaip taupyti šiuo atveju ne savo, o mokesčių mokėtųjų pinigus, kuriuos būtų galima racionaliau išleisti kitoms valstybės reikmėms.

VPT atsakymai į Alfa.lt klausimus: privaloma vertinti ne tik kainą

– Ar atviru konkursu valstybės institucijoms įsigyjant IT produktus yra vertinamas šių prietaisų tarnavimo laikas (kokybė ir palaikymas) bei saugumo reikalavimai? Kiek, pasirenkant teikėją, lemia kaina ir kiek – šie papildomi veiksniai?

– Valstybės įstaigos ir kitos perkančiosios organizacijos, įsigydamos joms reikalingas prekes, paslaugas ar darbus, gali, o tam tikrais atvejais ir privalo, vertinti ne tik kainą, bet ir pirkimo objekto kokybinius aspektus. Kokybė, palaikymas, saugumo reikalavimai, tarnavimo laikas ir kitos aplinkybės gali būti vertinamos kaip ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo nustatymo kriterijai arba nustatomi kaip minimalūs reikalavimai.

Kiek pasirenkant laimėjusį pasiūlymą lemia kaina, o kiek kokybiniai aspektai, priklauso nuo konkretaus pirkimo dokumentų, mat būtent juose nustatomi kriterijų svoriai bei reikalavimai. Kiekviena organizacija, laikydamasi teisės aktų nuostatų, reikalavimus nustato atsižvelgdama tiek į savo poreikį, tiek į savo galimybes (pvz., turimas lėšas), tiek į visas kitas aplinkybes. 

– Ar egzistuoja kokia nors valstybinė platforma, kurioje perkančiosios organizacijos galėtų rasti dažniausiai valstybės perkamų prietaisų analizę?

– Atskiros platformos, kurioje būtų skelbiama visų perkamų prekių analizė, nėra, tačiau įvykusių pirkimų informacija (sąlygos, tiekėjų pasiūlymai, sutartys ir kita informacija), kurią gali laisvai pasiekti bet kuris asmuo, yra viešai skelbiama Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje.

Tam tikrų pirkimo objektų apžvalgos skelbiamos VPT tinklalapyje.

Reikėtų atkreipti dėmesį, kad Bendrajame viešųjų pirkimų žodyne yra beveik 10 000 skirtingų prekių, paslaugų ar darbų kategorijų, o konkrečių savo savybėmis skirtingų pirkimo objektų į šias kategorijas patenka gerokai daugiau.

– Ką VPT patartų perkančiosioms organizacijoms, kad, joms įsigijus brangesnius, bet patikimesnius ar naudingesnius prietaisus, netektų vėliau teisintis, kad galbūt perka „prabangią“ IT techniką?

– Perkančiosioms organizacijoms rekomenduojama turėti visą informaciją ir dokumentus, pagrindžiančius jų priimtus sprendimus bei priimtų sprendimų motyvus, esant reikalui – paaiškinti savo sprendimus visuomenei bei žiniasklaidos atstovams.  

– Kaip VTP vertintų ekonominio naudingumo aspektą valstybės institucijoms perkant IT prietaisus galbūt brangu, bet būtina?

– Pirkimuose svarbus racionalus lėšų panaudojimo tikslas bei pasiūlymo ekonominis naudingumas neretai tiek visuomenės, tiek ir pačių perkančiųjų organizacijų yra klaidingai suvokiamas kaip reikalavimas visuomet pirkti tik pigiausią prekę, paslaugas ar darbus. Tačiau taip nėra. Nėra reikalavimo pirkti visuomet tik pigiausią prekę – reikia žiūrėti į pirkimo objekto kokybę, organizacijos poreikį, kokybės ir kainos santykį ir daugybę kitų aspektų.