E. paštas kasdien „suvalgo“ pusę darbo dienos: kaip nugalėti produktyvumo „žudiką“?

„Kasdien gauname daugybę e. laiškų: mūsų atliktas tyrimas parodė, kad vidutinis „Bitės“ darbuotojas per dieną gauna apie 75, o perskaito tik kiek daugiau nei pusę laiškų – apie 44.

Visgi praktiškai kiekvienas naujas laiškas dėmesį išblaško: skaičiuojama, kad vėl „sugrįžti“ prie atliekamo darbo užtrunka daugiau kaip minutę.

Nuolatinis pašto tikrinimas gali „suvalgyti“ per daug mūsų produktyvaus darbo laiko, tad būtina susikurti jo naudojimo taisykles, kad būtų dirbama efektyviau“, – pranešime žiniasklaidai sako Eglė Staniulionė, „Bitės Lietuvos“ žmonių ambasados vadovė.

Laiškai ‒ streso šaltinis

E. paštas žmonėms kelia didžiulį stresą, nustatė Kalifornijos universiteto Irvine tyrėjai.

Ištyrus dalyvių stresą naudojantis e. paštu, vėliau tyrimo dalyviai privalėjo 5 dienas išvis juo nesinaudoti – rezultatai parodė, kad jų streso lygis sumažėjo.

„Dažnai laikoma, kad į e. laišką atsakyti reikia nedelsiant – dėl šios priežasties nuolat tikriname savo pašto dėžutes laukdami naujienų. Kita vertus, turime lūkestį, kad ir kolegos atsakys greitai, tad įsitempę laukiame atsakymo.

Būtent todėl e. pašto tikrinimas kelia nuolatinį stresą ir nerimą, baimę praleisti svarbią informaciją. Vis tik tai yra klaida“, – įsitikinusi žmonių ambasados vadovė.

Kai kurios įmonės imasi drastiškesnių sprendimų: pavyzdžiui, Prancūzijos IT bendrovė „Atlos“ daugiau nei 80 tūkst. darbuotojų uždraudė tarpusavyje bendrauti e. paštu, vietoj to jie bendravo vidinėje susirašinėjimo sistemoje.

Vėliau teigė, kad taip jų darbuotojams atsirado daugiau laiko, jie susiduria su mažiau streso ir galiausiai įmonė dirba efektyviau, našiau.

Vėl susikaupti reikia bent 1 minutės

Atėjęs e. laiškas dažnai sutrikdo mūsų darbą, tad prie jo vėl sugrįžti užtrunka daugiau kaip 1 min.

„Natūralu, kad e. paštą žmonės tikrina dažnai, todėl net nesuprasdami prarandame reikšmingai daug laiko per dieną.

Todėl svarbu kiek įmanoma vengti nebūtinų, mums neaktualių laiškų, nes užtruksime juos filtruodami, kurie svarbūs, o kurie ne. Tokiu būdu dar labiau eikvojama mūsų energija ir laikas“, – sako žmonių ambasados vadovė.

E. Staniulionė priduria, kad darbuotojams būtina suprasti užduočių, darbų prioritetiškumą, svarbą pagal tai atsirenkant, ir į kuriuos laiškus būtina atsakyti skubiai, o kurie gali palaukti.

Kuo pakeisti e. paštą?

Anot E. Staniulionės, viena iš e. pašto alternatyvų – specializuotos susirašinėjimo programėlės.

„Verta atkreipti dėmesį į tai, kokias užduotis darbuotojas atlieka. Pavyzdžiui, trumpiems klausimams išspręsti patogu naudoti pranešimų programėles „Slack“, „Skype“, „Whatsapp“.

Redaguoti dokumentus taip pat galite virtualiai, vienu metu naudodami „Dropbox“ ar „Google Drive“, – tvirtina žmonių ambasados vadovė.

E. Staniulionė priduria, kad skubias užduotis dažnai patogiau išsiaiškinti tiesiog gyvo susitikimo ar virtualaus skambučio metu.

Žinoma, skambučiams, kad jie būtų produktyvūs, būtina iš anksto pasirengti, aiškiai susiplanuoti, ką norite aptarti, kiek laiko kiekvienam klausimui skirsite.