Žaibiška biurų evoliucija: kaip pasikeitė mūsų darbo erdvės?

Niekas nežino, ką reiškia žodis „tvarumas“ ar „rūšiavimas“. Popieriaus sąnaudos – milžiniškos, patalpų energetinis naudingumas – nulinis.

Na ir, žinoma, dažname biure tvyro tankus cigarečių dūmų debesis. Maždaug taip atrodė eilinis biuras Vilniuje prieš 30 metų.

Dabar šis vaizdas pasikeitęs neatpažįstamai. Kaip kultūrinį ir technologinį biurų gyvenimą pakeitė kompiuterizacija? Kokią įtaką mūsų darbo erdvei ir įpročiams padarė darbas iš namų?

Apie biurų evoliuciją kalbamės su VU Verslo mokyklos lektoriumi Robertu Vyšniausku, SEB banko IT operacijų departamento vadovu Virginijumi Obolevičiumi ir bendrovės „Lantel“ audiovizualinių sprendimų departamento vadovu Justinu Ginaičiu.

Kompiuterizacija pakeitė viską: vienas kompiuteris atstoja tūkstantį senų

SEB banko IT operacijų departamento vadovas Virginijus Obolevičius sako, kad didžiausią pokytį į biurų gyvenimą atnešė kompiuterizacija.

„Kai 1995 m. pradėjau dirbti banke, Lietuvoje kaip tik buvo įvykusi pati pirmoji kompiuterizacija. Galingi kompiuteriai tuo metu turėjo 8-16 megabaitų atmintį.

Dabar vienas kompiuteris atstoja tūkstantį tuometinių. Kompiuterių tinklai buvo išvystyti silpnai, visi kompiuteriai sujungti tuo pačiu laidu. Seniau daugumą dokumentų buvo būtina spausdinti. Dabar liko tik spausdintuvų kambarys, bet beveik niekas nieko nespausdina. Viskas vyksta skaitmeniniu būdu. Didelis lūžio taškas įvyko Lietuvoje atsiradus internetui 1998-1999 metais.

Lietuva pakankamai progresyviai vystėsi, nes greitai persiorientavome pagal naują mąstymą ir šalyje nebuvo senos infrastruktūros. Viskas dar labiau paspartėjo atsiradus mobiliam ryšiui. Lūžio tašką, ypač vadovo darbe, dėčiau apie 2008 metus, kai paplito planšetiniai įrenginiai. Šiandien mūsų darbas iš esmės atrodo visiškai kitaip – naujausia įranga, duomenų analitikos, debesijos ir procesų robotizacijos sprendimai leidžia efektyviai ir greitai atlikti darbą.

Bendradarbiavimo įrankiai ir įranga suteikia galimybę kartu dirbti su bet kuriame pasaulio krašte esančiais kolegomis taip, tarsi sėdėtume prie vieno darbo stalo. Progresas darbo įrangos, principų ir technologijų srityje sparčiais žingsniais eina vis į priekį“, – pasakoja V. Obolevičius.

„Lantel“ audiovizualinių sprendimų departamento vadovas Justinas Ginaitis priduria, kad perversmą į biurų gyvenimą atnešė Lietuvoje pradėję steigtis pirmieji užsienio paslaugų centrai. „Jie atsinešė kitokį požiūrį ir į erdves, kuriose dirba darbuotojai.

Tai buvo puiki mokykla tiek architektams, tiek visoms kitoms kompanijoms, kurios kaip nors susijusios su Lietuvos biurų įrengimu. Manau, jog šiandien mūsų biurų pastatai mažai kuo nusileidžia net ir didžiausiuose Europos miestuose esantiems biurų pastatams tiek savo funkcine ir technologine ergonomika, tiek dizaino sprendimais.

Kalbant apie technologinių sprendimų raidą be kitų pažangių inovacijų išskirčiau vaizdo konferencinius sprendimus, o ypač debesijos pagrindu veikiančių pokalbių platformų atsiradimą. Jie iš esmės pakeitė suvokimą apie susirinkimų, mokymų, derybų ir pristatymų organizavimą. Siekdamos patogumo, finansų ir laiko taupymo, metai iš metų organizacijos dalį gyvų susitikimų iškeitė į nuotolinius“, – sako J. Ginaitis.

Tačiau kartu su naujomis technologijomis, atėjo ir nauji iššūkiai. VU lektorius Robertas Vyšniauskas atkreipia dėmesį į informacinio saugumo sritį.

„Kompiuterizacija atnešė naują darbo kultūrą, didesnes technologines galimybes, paspartino procesus. Tačiau tuo pačiu metu pažėrė ir savų iššūkių. Informaciją perkėlus į debesiją susidūrėme su saugumo problemomis.

Dar prisimename neseną Registrų centro istoriją, kuomet buvo nutekinta dalis gyventojų duomenų. Informacinis saugumas nėra tik technologinė problema. Kartu tai ir darbuotojų kompetencijos klausimas. Paprasti saugumo testai, kai darbuotojams išplatinamas laiškas su neaiškia nuoroda ir žiūrima, ar jie atidarys, rodo, jog tos kompetencijos vis dar trūksta. Apie pusė tokių laiškų yra atidaroma. Vadinasi, žmonės ne visai spėja su žaibiška technologijų pažanga. Todėl biurams vystantis technologiškai, būtina auginti ir darbuotojų kompetencijas“, – atkreipia dėmesį R. Vyšniauskas.

Naujas požiūris į erdvę: prabanga tapo būtinybe

Nors sparti technologinė pažanga tampa iššūkiu kai kuriems darbuotojams, greitas tempas turi ir didelių pliusų. Tiek technologiniai, tiek dizaino ir erdvių įrengimo sprendimai žaibiškai tobulėja ir pinga, – mano „Lantel“ atstovas.

Todėl tai, kas dar neseniai buvo prabanga, po metų tampa įkandama ir vidutinio dydžio įmonių biurams.

„Dažniausiai tik atsiradę technologiniai sprendimai yra didelės vertės, bet laikui bėgant ji mažėja dėl augančios konkurencijos. Neseniai buvusios pažangiausios inovacijos tampa įprastais sprendimais organizacijų biuruose. Kaip vieną iš tokių sprendimų išskirčiau susitikimų kambarių ir darbo vietų rezervacijos sprendimus.

Anksčiau tai buvo laikoma daugiau ne pirmo būtinumo, o prabangos dalyku. Šiandien tai tampa viena iš standartinio biuro normų. Vis labiau populiarėja ir vadinamieji „hot desking“ ir „desk sharing“ principai, kai darbo stalai nėra dedikuoti konkretiems darbuotojams, o šie renkasi sėsti ten, kur yra patinkanti laisva vieta. Šie sprendimai įmonėms padeda sutaupyti, efektyviai išnaudojant esamas darbo vietas. Kadangi daug gamintojų sutelkė pajėgas šių sprendimų vystymui, tai stipriai sumažino tokių technologinių sprendimų kainas“, – aiškina J. Ginaitis.

Šiuolaikiškas erdvių išplanavimas ir pasikeitusi darbo kultūra suteikia darbuotojams daugiau lankstumo bei savarankiškumo, padeda kurti ir generuoti idėjas. V. Obolevičius sako, kad žmogaus produktyvumui taip pat svarbu turėti galimybę atsiriboti nuo kolegų ir pasidarbuoti ramybėje.

„Prieš metus įsikėlėme į naują SEB būstinės pastatą Vilniuje, kur darbo vietą galime rinktis pagal tuo metu atliekamą užduotį. Jeigu su komanda ieškome kūrybinių sprendimų, renkamės bendradarbiavimo erdves. Jeigu turime susitikimą su kolegomis, dirbančiais per nuotolį, įsikuriame susitikimų kambaryje, kur esanti įranga leidžia pasijusti taip, tarsi dirbtume visi drauge vienoje patalpoje.

Jeigu turiu susikaupti, galiu rinktis tylos zoną ar kambario kambaryje (angl. room in a room) darbo erdvę. Galiausiai dar gerokai prieš pandemiją atsirado galimybė dalį laiko dirbti iš namų. Taigi, kiekvienas gali pasirinkti, kokia darbo erdvė ar vieta geriausiai atlieps poreikius“, – sako SEB IT operacijų departamento vadovas.

Pandemija – lūžio taškas darbo kultūroje

Nors kompiuterizacija ir naujosios technologijos jau anksčiau suteikė galimybę dirbti iš namų, įmonės keisti darbo kultūros neskubėjo.

Tačiau pandemija mūsų suvokimą apie darbą apvertė aukštyn kojomis vos per kelis mėnesius. VU lektorius R. Vyšniauskas sako, kad dauguma biurų darbuotojų netikėtai buvo priversti persikelti į namus. Laimei, darbui per nuotolį reikalingus įrankius jau turėjome.

„Technologijos atvėrė kelią darbui iš bet kurios vietos. Tačiau ilgą laiką tomis galimybėmis niekas nesinaudojo. Apklausos, vykdytos prieš pat pandemiją rodo, jog daugybė žmonių net neįsivaizdavo galintys dirbti pagrindinį darbą ne iš darbovietės.

Apie 70 proc. darbuotojų teigė, jog pagrindinė darbo vieta turi būti biure. Po pandemijos ši statistika apsivertė ir dabar dauguma žmonių teigia, jog darbas ne iš biuro jiems atrodo priimtinas. Tačiau biuro darbuotojui vis tiek reikia.

Ten vyksta socializacija, keičiamasi idėjomis, yra didesnė technologinė bazė. Į biurą vaikštantys darbuotojai jaučiasi lojalesni darbdaviui, labiau susiję su kompanija, kurioje dirba. Tuo metu darbas iš namų skatina individualumo, nepriklausomumo jausmą“, – aiškina VU lektorius.

„Lantel“ atstovas J. Ginaitis priduria, jog darbas iš namų stipriai išaugino vaizdo konferencinių sprendimų poreikį. Kaip juos įgyvendinti galvoja ne tik darbdaviai, bet ir darbuotojai, savo „biurus“ įkurdinę virtuvėse, miegamuosiuose ar net vaikų kambariuose.

„Per pandemija mūsų darbas persikėlė į netikėčiausias erdves. Vėliau kai kurių „biurai“ ten ir liko, kiti pradėjo dirbti dalį dienų iš biuro, dalį ir namų. Bet kokiu atveju, tapo labai svarbi galimybė palaikyti nuolatinį kokybišką ryšį tarp darbuotojų, vadovų, klientų.

Vien susirašinėjimo ar skambučio neužtenka. Žmonės turi vieni kitus matyti, nes tokiu būdu kuriamas bendrumo jausmas, žmonės geriau komunikuoja. Konferencinių pokalbių svarba yra ne tik technologinė, bet ir psichologinė. Jie padeda išlaikyti tam tikrą darbo kultūrą, primena, jog nors ir dirbi iš virtuvės, tau visuomet pasiruošę padėti kolegos.

Todėl labai svarbu, kad darbdavys suteiktų darbuotojams geras technologines galimybes turėti kokybišką konferencinį pokalbį kada tik to prireikia. Kartais tai paliekama spręsti pačiam darbuotojui su jo technologiniais ištekliais. Pripažinkime, kad toks variantas nėra motyvuojantis. Ir pasirūpinti technologiniu prieinamumu turėtų darbovietė“, – teigia „Lantel“ atstovas.  

V. Obolevičius sako, kad banke šie sprendimai pradėti diegti gerokai anksčiau. Tačiau jis dar prisimena laikus, kai tekdavo dėl kelių valandų konferencijos sėsti į lėktuvą. Tuomet tokia praktika buvo taikoma visame pasaulyje.

„Kai atsirado „Skype“, paskui vaizdo konferencijos, tapo efektyviau. Dirbti ne nuolatiniu būdu pas mus buvo skatinama ir prieš pandemiją. Jeigu programuotojas gavo užduotį programuoti, o ne bendrauti su kitais, jam tikrai geriau dirbti kažkur kitur, o ne bendroje erdvėje. Jis gali nuleisti kojas nuo tiltelio į upelio vandenį ir programuoti. Jeigu kodo rašymas 10 kartų greitesnis negu sėdint ofise – kodėl gi ne? Be to, ir kolegoms netrukdo, jei visi sėdi bendros erdvės tipo biure.

Džiaugiuosi, kad pagaliau vėl galime turėti individualumą ir galimybę susikoncentruoti. Kai tapau vadovu, pastebėjau, kad man sprendimai ateidavo sekmadienį iš ryto – jau būdavau pailsėjęs, pavalgau, išgeriu kavos, išeinu į balkoną ir ateina geniali mintis. Biure ją galėčiau savaitę gimdyti ir ji man neateitų“, – sako V. Obolevičius.

Ateities biuras: hibridinis darbas ir daugiau privatumo

Sumanios technologijos, kurias neseniai matėme tik filmuose apie Džeimsą Bondą, šiandien jau naudojamos kasdienybėje. Ir ne tik biuruose, bet ir universitetuose, mokyklose, bendradarbystės erdvėse. Vos prieš metus buvęs pažangus sprendimas dabar gali būti ženkliai atpigęs. Kas toliau? Žvilgtelėkime į prognozes – kokio ateities biuro galime tikėtis?

VU lektorius R. Vyšniauskas sako, jog ateityje darbas bus organizuojamas hibridiniu būdu. „Kaip jau padiktavo pandemija, dalį pareigų atliksime biure, dalį iš kitų vietų, pavyzdžiui, namų.

Biuras vis dar bus svarbus darbuotojų socializacijai, bendriems susitikimams, tiesioginiam ryšiui su darbdaviu palaikyti. Tačiau jis nebebus suprantamas, kaip vienintelė darbo vieta, kaip buvo prieš pandemiją. Tuo pačiu ko gero didės ir darbuotojų individualumas, darbo lankstumas. Iš technologinės pusės ateityje labai svarbu rasti sprendimus informacijos saugumui užtikrinti“, – sako R. Vyšniauskas.

„Lantel“ atstovas J. Ginaitis mano, kad ateityje sulauksime tendencijos pertvarkyti atviras darbo erdves. Jose turėtų atsirasti daugiau ramybės ir privatumo darbuotojams. „Manau, jog pirmiausia didžiausi pokyčiai vyks biuruose, kuriuose naudojamas ne kabinetinis, o atvirų erdvių darbo principas.

Žinoma, atviras erdves įrenginėti yra kur kas pigiau, tačiau esamas pandeminis laikotarpis mus ir ateinančią darbuotojų kartą stumia į didesnio privatumo poreikį.

Manau, jog atvirose erdvėse bus dažniau naudojami technologiniai garso maskavimo sprendimai (angl. Sound Masking), vis labiau populiarės individualaus darbo ar akustinės būdelės, o nauji biurai bus labiau formuojami į mažesnes darbo vietų zonas. Na ir žinoma, vis labiau ir labiau vystysis nuotolinio bendravimo sprendimai.

Jau šiandien kameros gali automatiškai sekti ir priartinti šnekantįjį, kokybiškai skaitmenizuoti ant rašomųjų lentų markeriais rašomą turinį, o ateityje vis mažiau reikės fizinio sistemų valdymo ir tai darys dirbtinis intelektas“, – sako J. Ginaitis.

Jo teigimu, žvelgdami į ateitį biurų vadovai neturėtų vaikytis madų, nes technologiniai sprendimai tobulėja taip, kad spėti paskui juos ne visuomet įmanoma. „Dažnai užsakovai prašo, jog jų perkama įranga būtų paremta inovatyviausiais technologiniais sprendimais 3-5 metus į priekį.

Tačiau to užtikrinti neįmanoma, nes jau po pusės metų gali atsirasti kas nors naujo, ryškesnio, greitesnio. Dar visai neseniai visi su nuostaba žvelgėme į FullHD rezoliucijos ekranus, kai šiandien 4K rezoliucija vaizdo įrenginiuose jau yra norma, vis dažniau kalbama ir apie 8K rezoliucijos atėjimą į rinką.

Gyvename tokiame laikotarpyje, kai nevertėtų vaikytis technologinių madų, tačiau įsirenginėjant biurus verta atsižvelgti į sprendimus, kurie tuo metu yra naujausi“, – sako „Lantel“ atstovas.

Anot J. Ginaičio, džiugu, kad daugėja atvejų, kai užsienio įmonių atstovai atvyksta į Lietuvą apžiūrėti čia įrengtų biurų ir pasisemti idėjų savo vystomiems projektams.

Tai vienas rodiklių, jog kažkada buvę inovatyvių biurų paraštėse, šiandien jau galime konsultuoti, dalintis gerąja patirtimi ir kai kuriais atvejais diktuoti ateities biurų technologinę bei dizaino kryptį.