Pagrindiniai laiko planavimo metodai

ABC analizė išplaukia iš patyrimo, kuris rodo, kad procentinis svarbesnių ir mažiau svarbių reikalų santykis visada maždaug vienodas. Naudojant raides A,B,C visos užduotys suskirstomos į tris klases pagal jų svarbą ir jų santykį su profesiniais bei asmeniniais tikslais.

Daugelis vadovų jau naudojasi šiuo principu ir imasi pirmiausiai svarbiausių reikalų. Jie planuoja savo laiką pagal užduočių svarbą, o ne jų santykinį svorį.

Pagal ABC analizę rekomenduojama iš pradžių užsiimti darbais, priklausančiais grupei А (svarbiausiais ir duodančiais didžiausią rezultato dalį).

Eizenhauerio principas

Užuot darę išties svarbų darbą, mes dažnai eikvojame laiką ir energiją skubiems, tačiau mažiau svarbiems reikalams. Paklauskite savęs:

* Ar aš turiu įprotį mestis nuo vienos skubios užduoties prie kitos?

* Ar dėl to nelieka kai kurie svarbūs darbai nepadaryti iki galo?

Amerikiečių generolas, politikas, prezidentas Dvaitas Eizenhaueris pasiūlė paprastą matą greitiems sprendimams priimti. Pagal jo principą, prioritetai nustatomi pagal skubumo ir svarbos kriterijus.

Visus darbus, kuriuos privalote padaryti, galima suskirstyti į keturias kategorijas.

1. Skubūs ir svarbūs darbai. Akivaizdu, kad jų reikia imtis pirmiausiai.

2. Skubūs, tačiau nesvarbūs darbai. Problema ta, kad dėl savo skubumo šiuos darbus stengiamės dirbti taip, tarsi jie būtų labai svarbūs, naudodami visas savo jėgas ir dėmesį. Jeigu kas nors ne taip jau ir svarbu, tai reikia daryti labai greitai arba galbūt deleguoti kam nors.

3. Neskubūs, bet svarbūs reikalai. Dėl to, kad tai nelabai skubu, šie reikalai dažnai atidėliojami į šalį, nes šį momentą jūs užsiėmę kitais darbais, skubesniais, bet galbūt mažiau svarbiais. Pavojus tas, kad netikėtai tas darbas tampa labai skubus. Kadangi tai svarbus reikalas, jį reikia atlikti kruopščiai ir neskubant, tačiau laiko jau trūksta. Tai ideali užduotis deleguoti.

4. Neskubūs ir nesvarbūs darbai. Labai dažnai šios kategorijos darbai užima jūsų stalą, užverstą popieriais.Daugelis iš tų, kurie skundžiasi laiko trūkumu, yra užsiėmę būtent šiais reikalais. Jeigu jums iš tikrųjų reikia juos padaryti, skirkite jiems kuo mažiau laiko.

Pagrindiniai Pareto taisyklės teiginiai

• Svarbių faktorių nedaug, o trivialių faktorių daugybė - tik vienetiniai veiksniai priveda prie svarbių rezultatų.
• Didžioji dalis pastangų neduoda laukiamų rezultatų.
• Tai, ką mes matome, dažniausiai skiriasi nuo to, ką gauname, - visada yra paslėptų jėgų.
• Įprastai labai sudėtinga aiškintis, kas vyksta, o dažniausiai ir nereikia: svarbu tik žinoti, ar jūsų idėja veikia, ar ne, ir ją keisti taip, kad ji veiktų, o toliau palaikyti situaciją tol, kol idėja nustos veikti.
• Daugumą sėkmingų įvykių lemia mažas kiekis našių jėgų; daugumą nemalonumų lemia mažas kiekis našių jėgų.
• Didžioji dalis darbo, grupėje ar individualiai, paprasčiausiai yra nenaudinga ir nepadeda siekti rezultato.