Bendravimas per atstumą: kaip būti suprastam teisingai?

81 proc. žmonių darbe patiria komunikacijos iššūkių, o 46 proc. apklaustųjų teigia, kad technologijos nesusikalbėjimą tik didina, rodo tyrimo duomenys. Ilgas darbo iš namų laikotarpis šią problemą gali paaštrinti, todėl svarbu žinoti keletą nuotolinio bendravimo principų, lengvinančių bendravimą per atstumą.

„Namuose dirbantys žmonės jau spėjo pajusti, kad nuotolinis bendravimas turi tiek savų privalumų, tiek ir trūkumų. Darbo ir laisvalaikio ribų nustatymui, motyvacijos paieškai, vaikų užimtumui didinti ir panašiems iššūkiams spręsti gali prireikti daugiau pastangų ir įrankių. Tuo tarpu, su komunikacijos nesusipratimais susitvarkyti padės tik truputį daugiau sąmoningumo ir keletas paprastų patarimų“, – sako Eglė Staniulionė, „Bitė Lietuva“ žmonių ambasados vadovė.

1. Apgalvokite žinutės emocinį toną

Specialistai  sutaria, kad mūsų bendravime neįtikėtinai didelę reikšmę turi nežodinė komunikacija – emocijos, mimikos, gestai, kūno kalba. Šiuos bendravimo aspektus vertiname pasąmoningai, todėl dažnu atveju iš jų intuityviai gauname daugiau informacijos nei iš sakomų ar rašomų žodžių. Dirbant namuose ir su kolegomis bendraujant nuotoliniu būdu, daugumos šių aspektų įvertinti negalime – būtent tai ir tampa pagrindine nesusikalbėjimo priežastimi.

„Žinutėse ar elektroniniuose laiškuose net toks elementarus rašybos simbolis kaip taškas sakinio gale gali sukelti neigiamų emocijų. Pašnekovui tai gali atrodyti kaip signalas, kad jūsų mintis baigtinė, jūs nepasiruošę diskutuoti ir gal net truputėlį pykstate. Taip nutinka todėl, kad netekę galimybės matyti žmogaus kūno kalbos, gestų, emocijų, jautriau reaguojame į parašytus žodžius, rimčiau vertiname net labai smulkias detales“, – sako E. Staniulionė.

Norint išvengti nesusipratimų, ekspertė siūlo ypatingą dėmesį atkreipti į žinučių emocinį toną – prieš jas išsiunčiant, peržvelgti ar jos gali būti nuskaitytos kaip emocingos ar netaktiškos. Jei klausimas ar problema – jautri, geriau neskubėti siųsti laiško, tačiau po trumpos pertraukos dar kartą, „šviežiomis“ akimis peržiūrėti, garsiai perskaityti parašytą tekstą ir pasvarstyti – ar žodžiai parinkti taip, kad skaitančiajam būtų aiškūs.

„Vienas patogiausių būdų perteikti emociją – šypsenėlių (angl. emoji) naudojimas. Sakinio gale padėtas smagus simbolis gali sušvelninti toną. Nepaisant to, ir šį įrankį naudokite atsargiai – kai kurios šypsenėlės jau yra įgavusios neigiamą atspalvį ir gali pasirodyti kaip sarkastiškos ar pašaipios. Pavyzdžiui, sakinio gale padėtas simbolis „J“ vartotojų gali būti įvertinamas ne kaip draugiškas, o kiek ironiškas šypsnis“, – pasakoja „Bitės“ žmonių ambasados vadovė.

Tiesa, šis įrankis mažiau tinkamas oficialiais klausimais bendraujant su mažiau pažįstamais žmonėmis. Tokiu atveju toną sušvelninti stenkitės naudodami kiek įmanoma saugesnius ir tinkamesnius žodžius.

2. Pasirūpinkite taisyklinga lietuvių kalba

Nepaisant to, jog bendravimo internete kultūra turi savo taisykles ir normas, bendraujant profesiniais klausimais, būtina dėmesį atkreipti ir į teisingą lietuvių ar kitos, darbui naudojamos, kalbos rašybą. Be to, kad kalbos „švara“ rodo pagarbą kitoje ekrano pusėje esančiam žmogui, kartu tai leidžia užkirsti kelią nesusipratimams.

„Visi esame susidūrę su situacija, kai gauname žinučių spiečių, o visos jos – be skyrybos ženklų ir lietuviškų raidžių. Todėl puikiai žinome kiek laiko ir jėgų atima pastangos, skirtos įsigilinimui, ką pašnekovas norėjo pasakyti. Aiškiai ir tvarkingai parašytos žinutės padeda sutaupyti jūsų ir pašnekovo laiko, sumažinti nesusikalbėjimo galimybę, nes taip nepaliekama erdvės neteisingoms interpretacijoms“, – pasakoja „Bitės“ atstovė.

Svarbu suprasti, kad ši rekomendacija galioja ne tik formaliems pokalbiams, bet ir bendraujant su artimesniais kolegomis, sako E. Staniulionė: „Ši problema retai iškyla bendraujant svarbiais klausimais ar su itin svarbiais klientais – jiems skirtas žinutes dažniausiai rašome ir redaguojame atidžiai. Vis tik panašią kokybinę kartelę reikėtų laikyti ir bendraujant su kitais kolegomis ir klientais – aiškiai, tiksliai ir be klaidų parašyta žinutė jiems leis jūsų mintį suprasti greitai ir tiksliai. Kartu tai rodo jūsų pagarbą drauge dirbantiems, jų laikui.“

3. Pasirinkite tinkamą kanalą

Karantino metu darbuotojai buvo priversti itin greitai išmokti naudotis vaizdo skambučių programomis net jei anksčiau to daryti nemėgo. Todėl savo komunikacijos kanalų arsenalą daugelis papildė dar vienu įrankiu. Vis tik svarbu žinoti, kad jis gali praversti ne tik nuotolinių susitikimų metu, bet ir kasdienėje komunikacijoje.

„Jei turite naujienų, kurios turi būti subtiliai paaiškintos, nes turi daug svarbių aspektų, verčiau jas perduokite ne raštu, bet vaizdo skambučių metu. Taip būsite tikri, kad kitoje ekrano pusėje esantis žmogus suprato viską būtent taip, kaip tikėjotės. Tokias žinutes perteikiant raštu, didėja galimybė, kad bus praleistos svarbios detalės – namuose mūsų dėmesys ne toks aštrus, todėl tekstą galime suprasti ne taip, perskaityti neatidžiai. Žinoma, pravartu raštu užfiksuoti pokalbyje aptartus susitarimus, faktinę informaciją, tačiau ir ji turės visai kitokį poveikį, jei kontekstas prieš tai bus paaiškintas žodžiu“, – teigia E. Staniulionė.

Kita vertus, komunikacijos priemonių paskirties painioti nereikėtų, nepaisant to, kad kartais tai daryti patogu, primena ekspertė: „šiais laikais turime bendravimo įrankių visiems atvejams – trumpiems ir greitiems klausimams, ilgiems pokalbiams, neįpareigojantiems juokeliams. Todėl kiekvieną įrankį svarbu naudoti pagal jo paskirtį. Pavyzdžiui, dalintis svarbiais dokumentais programoje „Slack“, kur ką tik siuntėte juokingą vaizdo įrašą, nereikėtų. Pirmiausia todėl, kad rimtas žinutes neformaliame kanale ir vertiname ne taip atidžiai, o galiausiai jos gali tiesiog pasimesti. Ilgainiui toks bendravimo kanalų painiojimas atveda prie nesusikalbėjimo.“

4. Gerbkite darbo valandas

Atrodytų, jog šis patarimas susijęs su darbo etika, tarpusavio santykiais, o ne komunikacija, tačiau jis svarbus ir norint sklandžiai bendrauti, sako E. Staniulionė: „Dirbdami namuose susiduriame su iššūkiu – ribos tarp darbo ir laisvalaikio nykimu. Didžiausią neigiamą įtaką jis turi tuomet, kai imama dirbti nuolat. Ilgainiui tai pasireiškia pervargimu, susikaupimo stoka, bloga nuotaika. Mūsų ne darbo valandomis kolegoms siunčiamos žinutės šių ribų ryškinti nepadeda.“

Todėl po darbo valandų aptariami darbiniai klausimai jūsų komandos narius gali suerzinti, sujautrinti, versti be reikalo jaudintis ir todėl jūsų žinutes vertinti ne objektyviai. Ilgainiui tai gali atvesti prie ryškaus nesusikalbėjimo, prideda „Bitės“ žmonių ambasados vadovė.

Vėlų vakarą atsiųsta žinutė, ypač iš vadovo, „Turime problemų, pakalbėsime rytoj ryte“ situacijos taip pat nė kiek nešvelnina. Tokią žinutę gavęs žmogus visą vakarą gali svarstyti, kas tokio nutiko ir kas laukia rytoj. O toks intensyvus nerimas gali pakenkti net miego kokybei.

„Nors darbą ir laisvalaikį namuose atskirti bandome, tai padaryti sunku, nes kompiuteriai, telefonai ir juose pasirodantys pranešimai mūsų dėmesį patraukia lengviau. Todėl po darbo valandų atsiųstas žinutes vis tiek pamatome ir net jei į jas neatsakome, galvoje situacijas stengiamės spręsti jau šiandien, o ne kitai darbo dienai atėjus. Vien pranešimo gavimo faktas ar tai, kas jį siunčia, gali versti jaudintis. Jausdamiesi taip, situacijų nevertiname objektyviai, todėl padidėja rizika vieniems kitų nesuprasti“, – teigia E. Staniulionė.

5. Taupykite vieni kitų laiką ir... dėmesį

Darbe pasitaiko ne tik rimtų klausimų, reikalaujančių išsamių atsakymų, bet ir trumpų pasiteiravimų, pasitikslinimų. Nors turime ne vieną įrankį, leidžiantį žmones pasiekti ir jų pasiteirauti greitai ir nesudėtingai, tai taip pat gali sukelti problemų.

„Trečią savaitę tęsiantis karantinui spėjome pajusti, kad būna dienų, jog didžiąją laiko dalį nedarome nieko kito, kaip tik susirašinėjame. Natūralu – tai, ko šalia sėdinčio kolegos anksčiau paklausti galėdavome žodžiu, dabar turime išsiaiškinti rašydami žinutes. Vis tik atkreipkite dėmesį, kad nevaldomas smulkių užklausų srautas vargina, neleidžia susikaupti ir todėl ilgainiui pradeda erzinti. Tai taip pat gali sukelti nesusipratimų, todėl prieš rašydami įvertinkite kolegų užimtumą“, – sako E. Staniulionė.

Ekspertė pataria prieš kalbinant kolegas, jų pasiteirauti, ar dabar tinkamas metas tai daryti. Taip pat ieškoti kitų būdų pateikti smulkias užklausas patogiai ir neblaškant, pavyzdžiui, visus smulkius klausimus surašant į vieną laišką. Be to, visais šiais atvejais susierzinus ir patiems, būtina nusiraminti prieš imant atsakinėti į žinutę.