Kaip tinkamai susiplanuoti savo darbo dieną?

Visi, ketinantys dalyvauti pokalbyje dėl darbo su svetainės „Pinterest“ technologijų direktore Li Fan, turės palaukti penktadienio. Visus susitikimus, atsižvelgdama į jų pobūdį, L. Fan rengia atitinkamomis savaitės dienomis. Pirmadienis skirtas dideliems grupiniams susitikimams, antradienis – individualiems pokalbiams. Trečiadienis ir ketvirtadienis – ad hoc posėdžiams ir kasmėnesiniams susitikimams.

Kodėl? Nes tai jai padeda greičiau persiorientuoti nuo vienos užduoties prie kitos. „Tai leidžia man sugaišti mažiau laiko prisitaikymui prie konteksto, kai tenka eiti iš vieno susitikimo į kitą“, – sako ji.

San Franciske (JAV) įsikūrusioje bendrovės būstinėje dirbanti moteris šios strategijos laikosi labai griežtai. Spaudžiant terminams, svetainę su milijardais paveikslėlių prižiūrinti L. Fan stengiasi būti pasiekiama visiems 450 programų inžinierių. Ji nuolat panirusi į dešimčių projektų naujinimo reikalus, todėl jai kasdien būtina turėti galimybę dalį laiko dirbti nepertraukiamai. Kad galėtų išklausyti savo pavaldinius, kartą per mėnesį ji rengia posėdį, kurį vadina „Klausk manęs bet ko“. „Niekada nenoriu atrodyti tiek užsiėmusi, kad nerasčiau laiko pokalbiui apie konkretų produktą, darbinius reikalus ar profesinį tobulėjimą“, – aiškina L. Fan.

L. Fan nėra vienintelė, besilaikanti strategijos, neleidžiančios nukrypti nuo įprastos dienotvarkės. Kai kuriems itin užimtiems žmonėms sumaniai parengtas dienos darbų planas yra tai, be ko neįsivaizduojamas sklandus darbas. Žinoma, vieniems užduotis atlikti padeda pagalbininkai, kiti į darbo tvarką žiūri lanksčiau, tačiau bet kuriuo atveju jų sukurtoji išmintinga darbų planavimo sistema gali padėti ir daugeliui iš mūsų savo darbo dieną išnaudoti maksimaliai, įsitikinusi straipsnio autorė A. Dizik.

Nesuplanuotas laikas – neplanuotiems reikalams

Bendrovės „Squarespace“ vadovas Anthony Casalena stengiasi, kad bent pusė jo darbo dienos būtų nesuplanuota, todėl savo dienotvarkę visada palieka iš dalies atvirą.

Turint laiko atsargų, visiškai paprasta prireikus surengti skubų posėdį ar atlikti neplanuotas užduotis – ir nereikia jaustis išmuštam iš vėžių, teigia A. Casalena. Savo darbo dieną jis planuoja naudodamasis „Google“ kalendoriumi su spalviniais kodais. Tai jam leidžia aiškiai matyti visus turimus nesuplanuotus tarpsnius. Be to, jis siunčia sau elektroninius priminimus, kuriuos paskui įtraukia į savo darbo kalendorių.

Pasak A. Casalenos, taip jis planuoja ne tik biuro darbą, bet ir asmeninius reikalus: jo kalendoriuje pažymėta, kada laikas eiti į skalbyklą ar valyklą, kada užsisakyti maistą ir kada atlikti įvairius kitus buities darbus. Jo darbotvarkė suplanuota pavalandžiui. Pagalbininko jam nereikia.

Nebūtina pulti reaguoti

Labai svarbu išsiugdyti atsparumą trikdžiams, rašo A. Dizik. Visokie neplanuoti reikalai – ar tai būtų skubus pokalbis akis į akį su vienu iš darbuotojų, ar elektroniniai laiškai – dažnai priverčia jaustis taip, tarsi spaustų kažkas neatidėliotina, ir gali „pasiglemžti“ visą darbo dieną.

Kiekvienos darbo dienos pabaigoje A. Casalena ištuština savo elektroninio pašto dėžutę (šis metodas vadinamas inbox zero), taigi jam netenka sukti galvos dėl neperskaitytų laiškų. Kai laiškų dėžutė tuščia, vyras teigia galintis geriau kontroliuoti darbotvarkę. „Atsiranda kažkas panašaus į tvarką“, – sako jis.

Pašto dėžutės reikalus A. Casalena tvarko akimirkomis tarp posėdžių arba pereidamas nuo vienos užduoties prie kitos. Užuot leidęs laiškams kauptis, jis tikrina pašto dėžutę keliskart per valandą ir iškart juos trina, archyvuoja arba į juos atsako.

Jis pasirūpina, kad baigiantis darbo dienai jo pašto dėžutėje neliktų nei vieno laiško. Kai dirba, A. Casalena teigia paliekantis telefoną ramybėje. „Nėra taip, kad neurotiškai tikrinčiau paštą“, – teigia jis.

Prasmingai išnaudojamas laikas ne darbe

Tris mažamečius vaikus auginančiam kelionėms skirtų svetainių „GuestToGuest“ ir „HomeExchange“ vadovui Emmanueliui Arnaud iki vėlumos sėdėti darbe – ne variantas.

Jis dirba biure Paryžiuje, tačiau taip pat valdo darbo grupes Kalifornijoje ir Kroatijoje. Taigi išlikti organizuotas jis privalo visų laiko juostų atžvilgiu. Kad kuo produktyviau išnaudotų kiekvieną ne namuose praleidžiamą momentą, E. Arnaud nustojo naudotis viešuoju transportu ir persėdo ant dviračio. Važiuodamas dviračiu jis bendrauja telefonu su kolegomis ir valdybos nariais. „Kai kūnas juda, kalbėtis dažnai būna lengviau“, – sako jis.

Posėdžiams ir susitikimams E. Arnaud išnaudoja pusryčių ir priešpiečių laiką. Individualius pokalbius ir telefono skambučius palikdamas būtent šioms pertraukėlėms, biure jis gali daugiau dėmesio skirti strateginiams reikalams.

Kad neprarastų darbingumo darbe, namuose E. Arnaud atsipučia. Grįžęs iš darbo, jis niekada neatsakinėja į darbinius skambučius ar elektroninius laiškus. Namie jis dirba tik prie tokių užduočių, kurias būtina pabaigti, pavyzdžiui, rengia pristatymus valdybos nariams, arba kitų projektų, „nuo kurių verčiau neatitrūkti ir dėl to nesikankinti“.

„Padarei ir nuėjai“

Kalifornijoje registruotos pažinčių svetainės „eHarmony“ vadovas Grantas Langstonas teigia, kad išlikti dėmesingam visą darbo dieną jam padeda trumpi apmąstymai – jiems laiko vyras skiria tarpuose tarp užduočių. Jis sako, kad jam, kaip intravertui, intensyvūs posėdžiai atima daug energijos.

Kiekvieną rytą G. Langstonas turi pabūti vienumoje. Jis teigia nejaučiantis nuolatinio poreikio bendrauti ir dėl to visiškai nesijaudinantis. Per darbo dieną jis turi pabūti ramybėje dar dukart – tarp posėdžių. G. Langstonas sako besivadovaujantis principu „padarei ir nuėjai“.

Atokvėpio valandėlėmis G. Langstonas neatitrūksta nuo darbinių užduočių, tačiau su niekuo nebendrauja. „Turiu būti tikras, kad kai grįšiu [iš posėdžio], 20 minučių galėsiu skirti tiesiog tylėjimui ar skaitymui, – sako jis. – Sėdžiu pasiėmęs rašiklį ir bloknotą ir tiesiog galvoju. Užuot išspinduliavęs energiją, aš ją generuoju savyje.“